O reembolso é o acerto feito entre os substituídos para dividir, desmembrar, a parcela do ICMS/ST que é devida por cada um no total pago ao substituto, quando este efetuou sua retenção na nota fiscal.

Veja-se o exemplo abaixo no qual o fabricante (substituto) retém o ICMS/ST na nota fiscal de sua emissão e destinada ao primeiro substituído, no caso, um distribuidor:

Nesse caso o distribuidor, ao adquirir a mercadoria, paga ao industrial o valor de R$ 1.000,00 acrescido do ICMS/ST de R$ 162,00 perfazendo o valor total de nota fiscal de R$ 1.162,00.

É sabido que este ICMS/ST refere-se a todo o ICMS que deveria ser recolhido ao longo da cadeia de circulação da mercadoria, por cada contribuinte envolvido, até sua chegada ao consumidor final. Em função disto pergunta-se:

É justo o distribuidor (o primeiro substituído) arcar com todo o ICMS/ST que é devido por toda a cadeia?

Evidentemente que não. Por isso existe a figura do reembolso, ou seja, quem adquirir desse distribuidor, para comercialização, reembolsa a este o valor relativo ao desembolso que ele teve ao arcar com todo o ICMS da cadeia.

Importante entender que ele não poderia simplesmente optar em embutir esse valor no preço da mercadoria e, com isso, ser reembolsado sem ter a necessidade de informá-lo, em separado, ao próximo destinatário substituído.

Esse cenário é vedado pela legislação, uma vez que o reembolso é o único referencial de que os demais substituídos dispõem no momento em que vierem a requer a restituição do ICMS/ST relativo a fato gerador presumido que não venha a ocorrer. Sem ele não se sabe o montante a ser restituído.

Nota-se que o reembolso só existe em operações entre contribuintes substituídos. Não é observado na operação entre substituto e substituído e tampouco na operação entre substituído e consumidor final.

Diante disto surge nova pergunta:

Como calcular o reembolso?

Em suma, o montante do reembolso é o valor que seria devido pelo próximo substituído caso não fosse a mercadoria alcançada pela substituição tributária.

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